Zet robots aan het werk! Een ontwerp voor de effectieve inzet van RPA in het JBZ

We staan de komende jaren voor de uitdaging om de zorg kwalitatief goed, beschikbaar en betaalbaar te houden richting de toekomst. Recent onderzoek van Nivel toont aan dat zorgmedewerkers nog steeds ongeveer 40% van hun tijd besteden aan administratieve taken (Noorland et al., 2023). In dit ontwerpproject is gewerkt aan administratieve lastenverlichting onder medewerkers van het Jeroen Bosch Ziekenhuis (JBZ). Dit is gedaan door de verkenning en implementatie van Robotic Process Automation (RPA), waaruit een ontwerp is gekomen om de toepassing hiervan effectief in te zetten richting de toekomst.
De resultaten uit het onderzoek laten zien dat RPA een waardevol hulpmiddel kan zijn om administratieve lasten te verlagen, mits de juiste processen worden gekozen. Na een brede inventarisatie is de focus gelegd op drie use cases:
• Verwijzingen verwerken in HiX - Mondziekten, Kaak- en Aangezichtschirurgie (MKA);
• Multidisciplinair Overleg (MDO) mamma voorbereiden - Oncologie;
• Reclameren van orders – Inkoop.
Op deze casussen is een diepgaande procesanalyse uitgevoerd. Parallel aan de processelectie is veel tijd gestoken in een gezamenlijk inkooptraject met mProve voor een RPA-platform en implementatiepartner. Ook de IT inrichting was een uitdaging wegens de unieke situatie die de implementatie van RPA met zich meebracht op de servers. Ondanks vertragingen in de realisatiefase zijn de voorbereidingen voor livegang getroffen, met MKA gepland voor september en de andere use cases later dit jaar.
Tijdens de realisatie zijn de ontwerpen systematisch geverifieerd en gevalideerd, waarbij bleek dat aan bijna alle eisen werd voldaan. De pre-validatie toont aan dat de afdelingen nog steeds enthousiast zijn over RPA maar aandacht voor de bijbehorende cultuurverandering cruciaal blijft. Bij een positieve afsluiting van de pilot is verder professionaliseren van de beheerorganisatie nodig om te kunnen opschalen. Daarom zijn verschillende ontwerpen gemaakt om de structurele inzet van RPA te waarborgen en de discussie op gang te brengen hoe doorontwikkeling gefaciliteerd wordt. Deze ontwerpen zullen jaarlijks geëvalueerd moeten blijven worden om continue verbetering te garanderen.
Hoewel de pilot nog niet is afgerond, is binnen het JBZ veel interesse in het onderwerp en willen meerdere afdelingen aan de slag met RPA. Een uitgangspunt van het ontwerp was dat het schaalbaar moest zijn. Dit is gerealiseerd en veel componenten zijn herbruikbaar. Deze kunnen ook door andere zorginstellingen worden gebruikt als inspiratie voor hun eigen RPA-implementaties. De belangrijkste inzichten zijn gebundeld in een implementatiegids, waarin de geleerde lessen van de startfase bij het JBZ zijn vertaald naar praktische tips voor andere zorginstellingen. Bij een positieve uitkomst van de pilot zal het JBZ zich verder moeten richten op de “Structuren” en “Opschalen” zoals beschreven in de implementatiegids.