Tactisch capaciteits-management OK

Probleembeschrijving
De OK is verantwoordelijk voor een groot deel van de omzet van een ziekenhuis, maar is tevens ook een afdeling die zorgt voor een grote kostenpost. Daarom is een efficiënte benutting van OK capaciteit belangrijk voor het realiseren van een gezonde financiële situatie van een ziekenhuis. De planning van de OK op tactisch niveau, waarbij de beschikbare OK capaciteit wordt verdeeld over de snijdende specialismen in een OK sessierooster, speelt hier een grote rol in.
De afgelopen jaren heeft VieCuri gewerkt met een vast OK sessierooster dat alleen werd aangepast in de vakantieperiode. De rest van het jaar werd altijd hetzelfde rooster gebruikt, ongeacht de hoogte van de patiëntvraag. Een dergelijk vast rooster leidt niet altijd tot een optimale benutting van de capaciteit van de OK. VieCuri heeft daarom de wens om beter te kunnen gaan sturen op de verdeling van de OK capaciteit op tactisch niveau.
Doelstelling
Doel van het ontwerp is het verbeteren van het capaciteitsmanagement van de OK op tactisch niveau, ondersteund door stuurinformatie in een geïntegreerd systeem of dashboard, waarbij ook wachtlijst-informatie geïncorporeerd wordt. Dit moet leiden tot OK planning, waarin onder andere zowel historie als aanwezige en verwachte werkvoorraad in de afweging voor het doorvoeren van de verbeteringen kan worden meegenomen. Dit geeft een beter inzicht in hoe OK sessies over de verschillende specialismen verdeeld moeten worden om een optimale bezetting op de OK te realiseren en daarbij de wachtlijsten op het gewenste niveau te houden.
Aanpak
Het onderzoek is gestart met het een analyse van de huidige processen rond plannen van de OK. Daarin zijn de belangrijkste knelpunten in kaart gebracht. Vervolgens is middels een literatuuronderzoek en een benchmark gezocht naar mogelijke verbeteringen voor VieCuri. De resultaten uit deze analyses zijn samengebracht en vertaald naar keuzes voor VieCuri.
Resultaten
Op basis van het lagenmodel is in kaart gebracht welke veranderingen nodig zijn om tactisch plannen voor de OK in te richten. Dit heeft geleid tot het ontwerp van een drietal hoofdproducten:
1. Een nieuw proces, vertaald naar een werkwijze, om tactisch capaciteitsmanagement voor de OK vorm te geven;
2. Een dashboard met management informatie dat ondersteuning biedt in het proces van tactisch sturen voor de OK;
3. Een optimalisatie- en simulatiemodel dat ondersteuning kan bieden in het doorrekenen van effecten van te maken keuzes voor bijsturing.
Conclusie en advies
Een van de belangrijkste punten uit de procesanalyse was het gebrek aan inzicht in data om op te sturen, waardoor sturing uitbleef. Het ontwerp heeft middelen aangereikt om hier invulling aan te geven op de eerste vier lagen van het lagenmodel.
De implementatie van de hoofdproducten bij VieCuri is nog niet volledig afgerond. Het advies is om met een pilot te toetsen of de nieuwe werkwijze en het dashboard in de praktijk gebruikt kunnen worden. Voor het optimalisatie- en simulatiemodel is het advies om klein te starten met één afdeling en dit projectmatig verder te implementeren en waar nodig door te ontwikkelen ook bij de andere afdelingen. Daarbij is het van belang om de gebruikersorganisatie voldoende te betrekken, zodat zij kunnen leren wat het model oplevert en hoe ze dat kunnen inzetten in de praktijk.
Tot slot is het advies aan VieCuri om het tactisch capaciteitsmanagement van de OK op termijn te gaan integreren met andere initiatieven op het gebied van capaciteitsmanagement om uiteindelijk toe te werken naar volledig integraal capaciteitsmanagement.