Ontwerp van strategie m.b.t. ondersteuning OK complex door cluster Medische Technologie en Klinische Fysica

Het cluster Medische Technologie en Klinische Fysica (MTKF) ondersteunt het Universitair Medisch Centrum Utrecht (UMCU) binnen het volledige spectrum van medische technologie.
Doordat er binnen het UMCU grote organisatorische veranderingen gaan plaatsvinden, en aangezien het Operatiekamer complex (OK‐complex) één van de meest patiënt‐kritische omgevingen binnen het UMCU is, is mij door het management van MTKF gevraagd om de huidige vorm van ondersteuning aan dit complex in kaart te brengen en dit te toetsen aan de toekomstige ondersteuningsbehoefte.
Doel van dit QME jaarproject:
a) Ontwerp van een strategie m.b.t. ondersteuning van het OK‐complex vanuit MTKF.
Overige deel‐projecten:
b) Als onderdeel van het jaarproject ben ik projectleider vanuit MTKF geweest bij de constructie en inrichting van twee nieuwe hybride operatiekamers.
c) Als casus voor het jaarproject heb ik een pilot innovatie‐project opgestart en aangestuurd waarbij een rij‐ondersteuning voor video‐torens op de OK is ontwikkeld.
d) Naast het jaarproject heb ik bij wijze van “aankoop‐opdracht” bijgedragen aan het aanschaftraject van het multimediasysteem voor de nieuwe hybride OK’s (Bijlage F).
Voor een uitgewerkt projectplan, zie bijlage A.
a) Ontwerp van een strategie
Voor het ontwerp van een goed doordacht strategisch plan voor de ondersteuning van MTKF aan het OK‐complex ben ik allereerst gesprekken gaan voeren met het management team van MTKF en het OK‐complex, alsmede met diverse technici en OK‐medewerkers,om een goed beeld te krijgen van de betreffende organisatiestructuur binnen het UMCU. Daarnaast heb ik managementcontracten, het regeerakkoord1 en het convenant medische technologie gebruikt voor de analyse van de ontwikkelingen in het zorglandschap. Deze analyse is onderverdeeld in drie factoren: politieke, demografische en technologische ontwikkelingen.
Bij de analyse van de technologische ontwikkelingen heb ik een literatuuronderzoek gedaan naar kostenbesparende en minder kosteneffectieve ontwikkelingen in de gezondheidszorg.
De huidige ondersteuning van MTKF aan het OK‐complex is op 3 punten geanalyseerd:
• Middels een digitale enquêteheb ik het OK‐personeel bevraagd over hun relatie met betrekking tot de medische technologie en de huidige ondersteuning vanuit MTKF.
• De Meldingen Incidenten Patiëntenzorg (MIP) over de periode 2009 t/m 2013 zijn geanalyseerd, met name m.b.t. de technisch gerelateerde MIP’s.
• N.a.v. de ervaringen die ik heb opgedaan bij de uitvoering van bovengenoemde 3 deelprojecten b), c) en d) zijn conclusies en aanbevelingen gedaan m.b.t. de ondersteunende rol vanuit MTKF.
Op basis van deze analyses heb ik (puntsgewijs) conclusies en aanbevelingen gedaan t.b.v. verbetering van de ondersteuning vanuit MTKF aan het OK‐complex, met als uiteindelijke doel om de patiënt efficiënter en veiliger te behandelen.
b) Inrichting van twee nieuwe hybride OK’s
Bij het inrichtingsproject heb ik vanuit MTKF met succes de projectleidersrol vervuld, inclusief de eindverantwoording voor alle medisch technologische installaties en apparatuur binnen dit project. De nieuwe hybride OK’s zijn inmiddels in gebruik genomen, daarbij ook het multimediasysteem waar ik eveneens bij betrokken ben geweest (bijlage F).
Het complexe en veelomvattende proces van het ontwerpen, construeren en laten inrichten van deze hybride OK’s heeft veel flexibiliteit, tijd en inventiviteit gevergd. Hieruit zijn concrete aanbevelingen gedaan om een dergelijk proces voortaan efficiënter te laten verlopen.
c) Ontwikkeling van een nieuwe rij‐ondersteuning
Bij het innovatieproject heb ik een studententeam en een stagiair aangestuurd en begeleid bij het ontwerp van een nieuw rij‐ondersteuningssysteem voor zware apparatuur op de OK.
Hierbij heb ik vooral een coördinerende en coachende rol vervuld. Hierna heb ik de engineering fase en demonstratie van een prototype van dit systeem op me genomen. Het OK‐personeel heeft enthousiast gereageerd op deze oplossing. De volgende stap wordt het monteren van een dergelijke ondersteuningsunit op een klinisch te gebruiken unit voor
laparoscopische ingrepen (ook wel videotorens genoemd). De verdere uitontwikkeling van deze nieuwe rij‐ondersteuning valt buiten dit QME jaarproject.
Voorgestelde strategie
Na analyse van de huidige ondersteuningsvorm en de ervaringen die ik heb opgedaan in de verschillende deelprojecten ben ik overgegaan tot het ontwerpen van een goed onderbouwd strategievoorstel m.b.t. ondersteuning aan het OK‐complex vanuit MTKF. Hierbij zijn 3 ondersteuningsscenario’s uitgewerkt m.b.t. de hieraan gerelateerde kansen en bedreigingen, op basis waarvan uiteindelijk een aanbeveling is gedaan voor de ondersteuningsvorm die vanuit mijn optiek het meest geschikt is voor ondersteuning vanuit MTKF aan het OK‐complex. Tot slot is op basis van deze aanbevolen ondersteuningsvorm
een eerste aanzet gemaakt voor business case, waarbij ik als input gegevens uit het managementcontract van het OK‐complex heb gebruikt. Hierbij heb ik een schatting gemaakt van de te verwachten effectieve OK‐tijd en de kostenbesparing die een verhoging van deze effectieve OK‐tijd op zou kunnen leveren. Dit eerste “rekenvoorbeeld” geeft ons een indicatie wat deze nieuwe ondersteuningsvorm op zou kunnen leveren voor het UMCU.
De business case moet echter nog verder worden uitgewerkt om de kosten en baten voor verschillende ondersteuningsscenario’s inzichtelijk te maken. Hiervoor kunnen o.a. gegevens die verkregen zijn uit de resultaten van de digitale enquête en van de MIP‐analyse worden gebruikt.
Ontworpen strategiedocument
Bovengenoemde heeft geleid tot het interne UMCU strategiedocument ‘Strategie m.b.t. ondersteuning OK‐complex door cluster Medische Technologie en Klinische Fysica’ (auteur Stefan Been, dd. 25‐11‐2013), dat is opgenomen in dit QME‐verslag (toelichtingen t.b.v. QME‐project zijn hier apart in weergegeven) en zal voor het UMCU nog verder worden
uitgewerkt en aangepast. Bovendien zal voor de voorgestelde strategie een breed draagvlak binnen UMCU moeten worden gecreëerd, o.a. door terugkoppeling te geven aan diegenen die in het voorafgaande traject zijn “geconsulteerd” m.b.t. de huidige en gewenste ondersteuningsvorm en door een open discussie aan te gaan met alle betrokkenen van MTKF en het OK‐complex.