Digitalisering van de poli oogheelkunde : borging van de grafische onderzoeken

Inleiding
Het Laurentius ziekenhuis Roermond is in 2014 gestart met de digitalisering van het gehele ziekenhuis. Gefaseerd gaan alle zorgafdelingen werken met het elektronisch patiënten dossier (EPD) van Chipsoft. De afdeling oogheelkunde is de volgende afdeling, echter door de complexheid van deze afdeling wordt dit gezien als een uitdaging.
Tijdens een bezoek aan de poli oogheelkunde ziet een patiënt verschillende disciplines die werkzaam zijn op de afdeling oogheelkunde. In totaal doorlopen gemiddeld 60 patiënten per dag, per arts dit traject. De verschillende disciplines zijn te onderscheiden als secretaresse, technisch oogheelkundig assistent (TOA), orthoptist, optometrist en oogarts. De afdeling oogheelkunde werkt momenteel met papieren patiëntendossiers. Hierin worden alle diagnoses, anamneses, behandelingen en onderzoeken opgenomen. Dit papieren dossier beweegt met de patiënt mee over de afdeling. Alles wat in het papieren dossier wordt opgeslagen moet een plek vinden in een nieuwe digitale werkwijze.
Een onderdeel van deze dossiervorming zijn de onderzoeken die plaatvinden met medische apparatuur. De output hiervan kan worden opgesplitst in numerieke en grafische data. In de huidige werkwijze worden de resultaten hiervan veelal in papieren vorm aan het dossier toegevoegd. Enkel voor 3 medische apparaten wordt een digitaal beeld opgeslagen (Figuur 1). In de toekomst moeten alle behandelingen en onderzoeken worden ingebed in een digitale werkwijze. Echter mist er een duidelijk ontwerp dat beschrijft hoe deze verschillende onderdelen binnen een digitale omgeving leiden tot een werkbare situatie voor het personeel van de poli oogheelkunde.

Doel ontwerpproject
Het uiteindelijke doel van de digitalisering is een volledig digitale poli oogheelkunde. Hierbij moet de digitale omgeving aansluiten bij de werkwijze van de afdeling oogheelkunde. De digitale omgeving moet hierbij ondersteunend zijn. Een specifieker doel van het beschreven ontwerpproject is: het inbedden van de medische apparatuur in de toekomstige digitale omgeving, met juiste aansluiting op de medische processen. Voor alle onderdelen in de digitale poli geldt dat het systeem gebruiksvriendelijk moet zijn, moet voldoen aan de behoeften van de zorgprofessional, ondersteunend is aan het zorgproces en beheersbaar is voor de ICT en medische techniek.

Werkwijze
Voor het vinden van een passende digitale oplossing voor de poli oogheelkunde zijn verschillende ontwerpen onderzocht. Eerst is onderzocht welke digitale structuur passend is voor de poli oogheelkunde, waarbij is nagegaan hoeveel verschillende systemen naast elkaar moeten werken voor continuering van het zorgproces. Hiermee wordt gedoeld op de inrichting van het back-office, front-office en een systeem voor opslag van onderzoeken. Vervolgens is ingezoomd op het inbedden van de grafische en numerieke output voortkomend uit frequente onderzoeken met medische apparatuur. Hierbij zijn verschillende opslagsystemen vergeleken op de aansluiting bij het huidige zorgproces. Daarnaast is vastgesteld hoe de informatie uit oude dossiers wordt gewaarborgd en beschikbaar blijft binnen de digitale werkwijze.
Vervolgens is met betrokken stakeholders, (inkoop, ICT, poli oogheelkunde en het facilitair bedrijf) een keuze gemaakt voor het beste ontwerp. De laatste stap is de realisatie van de gekozen systemen. Hierbij is documentatie van de gerealiseerde koppelingen erg belangrijk om de mogelijkheid voor toekomstige wijzigingen te waarborgen.

Definitief ontwerp
In de toekomstige digitale werkwijze zal het EPD centraal staan. Planning, dossiervorming en opslag van numerieke data vindt plaats in het EPD met standaard content van Chipsoft HIX 6.1. Daarnaast bevat het EPD een link naar het “Easy browse dossier”(EBD) en het “Merge Eye Care Pacs” (MECP), waar respectievelijk oude gescande dossiers tot twee jaar terug en grafische output van medische apparatuur wordt opgeslagen. De numerieke apparatuur wordt met behulp van EyeRis gekoppeld aan het EPD, waarbij data automatisch worden opgeslagen in een numerieke cel binnen HIX.

De grafische output wordt allemaal opgeslagen in het MECP, voor de gebruikers wordt de werkwijze zoveel als mogelijk ge-uniformeert. Na een digitale aanvraag voor een onderzoek verschijnt de patiënt op de werklijst van het apparaat. Vervolgens wordt het onderzoek uitgevoerd en zullen de resultaten worden opgeslagen in het MECP, waar de arts de beelden kan inzien. Voor apparatuur waar geen digitale output mogelijk is, zal een scanner oplossing worden ingezet voor de opslag van het “getekende” beeld. Hoewel de werkwijze uniform is zal het ICT landschap verschillen voor de gekoppelde “grafische” apparatuur.

Status
Het ontwerp voor de digitale oogheelkunde is vastgesteld. De verschillende onderdelen moeten echter nog worden geïnstalleerd.
Het plannen van afspraken wordt in het ziekenhuisbrede EPD gedaan. Verslaglegging van het polibezoek is nog op papier. De opdracht voor het invoeren van het “standaard content” oogheelkundig EPD is gegund aan chipsoft. Er ligt een offerte voor de opslag voor numerieke output binnen het EPD bij Laméris, welke deze oplossing aanbiedt in EyeRis. Op het moment van introductie van HIX worden de mogelijkheden tot koppeling met EyeRis opnieuw beoordeeld. Verwachting is dat dit nog een half jaar gaat duren.
Betreffende de beeldenopslag van de grafische apparatuur is een start gemaakt met de installatie van het MECP en de benodigde koppelingen naar de apparatuur en het EPD. Na livegang worden alle data van de grafische apparatuur digitaal opgeslagen en beoordeeld.